Configure seu acesso ao workspace N8N em 3 passos simples.
Passo 1 — Aceite o Convite
Você vai receber um e-mail de convite do N8N no endereço cadastrado. Abra o e-mail e clique em "Set up your n8n account".
Passo 2 — Crie sua Senha
Preencha seu nome e crie uma senha (mínimo 8 caracteres, com pelo menos 1 número e 1 letra maiúscula). Depois clique em "Finish account setup".
Passo 3 — Pronto!
Parabéns! Você já está dentro do N8N. Essa é a tela inicial do workspace. A partir daqui, vamos começar a construir o workflow de automação.
Visão Geral e Recursos
Entenda o problema e as regras de classificação antes de abrir o N8N.
O Problema
A área de cobrança opera hoje com um processo 100% manual, repetitivo e caro. Vejá o fluxo atual:
1
Abrir a planilhaAnalista abre a planilha de controle de pagamentos toda manhã
2
Filtrar clientes em atrasoFiltra linha por linha quem está com pagamento vencido e classifica manualmente
3
Escrever e enviar e-mailsRedige e-mails individuais de lembrete, aviso ou notificação para cada cliente
4
Atualizar status na planilhaVolta na planilha para registrar que o contato foi feito e qual foi a ação tomada
Resultado:6 pessoas dedicadas, custo de R$ 40.000/mes, alta chance de erro humano, atrasos no contato e zero padronização nos e-mails.
Neste exercício, vamos automatizar esse fluxo inteiro com N8N — a automação lê a planilha, classifica quem está em atraso e envia os e-mails certos, sem ninguém precisar clicar em nada.
Regras de Classificação
A automação classifica cada cliente pelo número de dias de atraso:
Vamos criar 3 saídas: uma para cada nível de atraso.
Fluxo CompletoPasso 6 de 11
O que é o Output Name?
Cada regra do Switch gera uma saída (Output). O Rename Output permite dar um nome descritivo a cada saída — assim, quando você olhar o fluxo, vai ver "> 30 dias" em vez de "Output 0". É só pra organização visual, não afeta o funcionamento.
⚠ A ordem importa! Coloque os maiores valores primeiro (30, depois 20, depois 2).
Regra 1 — Inadimplência (> 30 dias)
1
Value 1:
{{ $json['Dias de Atraso'] }}
2
Operation:is greater than | Value 2:30
3
Ative o Rename Output e digite: > 30 dias
Regra 2 — Crítico (> 20 dias)
4
Clique em Add Routing Rule. Mesma configuração: Value 1: (mesma expressão acima) Operation:is greater than Value 2:20
5
Ative o Rename Output e digite: > 20 dias
Regra 3 — Leve (> 2 dias)
6
Clique em Add Routing Rule novamente: Value 1: (mesma expressão) Operation:is greater than Value 2:2
7
Ative o Rename Output e digite: > 2 dias
Imagem N8N
Por que a ordem importa?
O Switch avalia de cima pra baixo e para na primeira regra que bate. Se você colocar "> 2" primeiro, um cliente com 35 dias cairia na regra de lembrete!
Clique na saida Output 2 (Leve) do Switch e adicione um nó Gmail.
2
Conecte sua conta Gmail (Create New Credential > Login Google).
3
Resource: Message | Operation: Send
Imagem N8N
To (Destinatario):
{{ $json['E-mail'] }}
Subject (Assunto):
Lembrete: pagamento pendente - {{ $json['Nome do Cliente'] }}
Message (Corpo do e-mail):
Email Type: Text
Olá {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esperamos que estejá bem! Gostaríamos de lembrar que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }} venceu em {{ $json['Data de Vencimento'] }}. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este e-mail.
Se precisar de uma segunda via do boleto ou tiver qualquer dúvida, estamos a disposição.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Clique na saida Output 1 (Crítico) do Switch e adicione outro nó Gmail.
2
Use a mesma credencial Gmail. Resource: Message | Operation: Send
To:
{{ $json['E-mail'] }}
Subject:
URGENTE: Aviso de negativação - {{ $json['Nome do Cliente'] }}
Message:
Email Type: Text
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Informamos que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, com vencimento em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, encontra-se em atraso há {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias.
Caso o pagamento não sejá regularizado em ate 5 dias úteis, seremos obrigados a proceder com a negativação do CNPJ junto aos órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa).
Para regularizar, entre em contato conosco o mais breve possível.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Clique na saida Output 0 (Inadimplência) do Switch e adicione outro nó Gmail.
2
Mesma credencial Gmail. Resource: Message | Operation: Send
To:
{{ $json['E-mail'] }}
Subject:
Notificação final: débito em aberto - {{ $json['Nome do Cliente'] }}
Message:
Email Type: Text
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esta e uma notificação final referente a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, vencida em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, com {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias de atraso.
O débito já foi encaminhado para negativação. Entraremos em contato por telefone para buscar uma solução. Caso deseje negociar antes, responda este e-mail ou ligue para nosso setor financeiro.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Enquanto você edita, o workflow existe apenas como rascunho — ele não roda automaticamente. O botão Publish publica a versão atual, ativando o workflow de verdade. A partir daí, o Schedule Trigger vai disparar no horário configurado, sem precisar de nenhuma ação manual. Se você editar o workflow depois, as mudanças só entram em vigor quando clicar em Publish novamente.
1
Se tudo estiver correto, clique no botão Publish no canto superior direito.
2
O workflow fica ativo — a partir de agora, todo dia no horário configurado, a automação vai: → Ler a planilha → Filtrar clientes em atraso → Classificar por nível → Enviar os e-mails automaticamente
🎉
Parabéns!
Você acabou de automatizar um processo que antes levava horas por dia.
Copie e cole diretamente no campo "Message" de cada nó Gmail.
🔸 Lembrete (atraso leve > 2 dias)
Olá {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esperamos que estejá bem! Gostaríamos de lembrar que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }} venceu em {{ $json['Data de Vencimento'] }}. Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este e-mail.
Se precisar de uma segunda via do boleto ou tiver qualquer dúvida, estamos a disposição.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
🔴 Aviso de Negativação (> 20 dias)
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Informamos que a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, com vencimento em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, encontra-se em atraso há {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias.
Caso o pagamento não sejá regularizado em ate 5 dias úteis, seremos obrigados a proceder com a negativação do CNPJ junto aos órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa).
Para regularizar, entre em contato conosco o mais breve possível.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
🟥 Notificação Final (> 30 dias)
Prezado(a) {{ $json['Nome do Contato'] }},
Esta e uma notificação final referente a fatura no valor de R$ {{ $json['Valor da Fatura (R$)'] }}, vencida em {{ $json['Data de Vencimento'] }}, com {{ $json['Dias de Atraso'] }} dias de atraso.
O débito já foi encaminhado para negativação. Entraremos em contato por telefone para buscar uma solução. Caso deseje negociar antes, responda este e-mail ou ligue para nosso setor financeiro.
Atenciosamente,
Equipe Financeira
Agora vamos criar algo que a automação não consegue fazer: conversar.
O Limite da Automação
No exercício anterior, automatizamos o envio de e-mails. Mas e quando o cliente responde? "Posso parcelar em 3x?", "Estou passando por dificuldades"... A automação não sabe lidar com isso.
A Solução: um Agente de IA
Vamos criar um Agente de IA que:
→ Conversa naturalmente com o cliente via chat
→ Consulta a planilha para saber a situação do cliente
→ Registra promessas de pagamento na planilha
→ Segue regras definidas por você no prompt
O "cerebro" — ele decide o que fazer com cada mensagem.
1
Clique no + a direita do Chat Trigger.
2
Busque por AI Agent e selecione.
3
Você vera o nó com 3 conexões na parte de baixo: Chat Model, Memory e Tool.
Imagem N8N
Automação vs Agente
A automação segue regras fixas (se X, faca Y). O agente pensa: ele lê a mensagem, decide quais ferramentas usar, e formula uma resposta. E a diferença entre um semaforo e um guarda de transito.
As instruções que dizem ao agente quem ele e e como deve agir.
1
Clique no nó AI Agent para abrir suas configurações.
2
No campo System Message, cole o prompt abaixo:
System Prompt — copie e cole no campo System Message
PAPEL
Você é um assistente de cobrança da empresa. Você ajuda a equipe financeira consultando uma planilha e registrando negociações simples. Sejá profissional, curto e objetivo.
AÇÃO
Sempre siga está ordem:
1) INÍCIO (obrigatório)
- Se o usuário ainda NÃO informou o nome do cliente, pergunte:
"Qual o nome do cliente?"
2) CONSULTA NA PLANILHA
- Quando o usuário informar o nome do cliente, use a ferramenta "Acessar dados da planilha" para buscar o cliente na coluna "Nome do Cliente".
- Se encontrar:
- Responda a situação usando: Valor da Fatura, Data de Vencimento, Pago?, Dias de Atraso, E-mail (se existir).
- Se NÃO encontrar:
- Diga que não encontrou e peça para confirmar o nome exato como está na planilha.
- Se houver mais de um resultado parecido:
- Peça um detalhe para identificar (ex.: e-mail do contato ou valor da fatura).
3) NEGOCIAÇÃO (somente estas 2 opções)
Você pode oferecer SOMENTE:
- "Pagar em 3x"
- "10% de desconto para pagar à vista"
Quando o usuário pedir ou aceitar uma negociação:
- Confirme antes de registrar, com uma frase objetiva do tipo:
"Confirmando: ficou combinado [OPÇÃO]. Posso registrar isso na planilha?"
- Se o usuário confirmar, use a ferramenta "Escrever dados na planilha" para escrever na coluna "Negociação?" (coluna H) uma descrição curta e clara do combinado.
Exemplos de texto para gravar:
- "Negociação: 3x (registrado em DD/MM)."
- "Negociação: 10% à vista (registrado em DD/MM)."
REGRAS
- Sempre pergunte o nome do cliente antes de qualquer coisa.
- Use a planilha como fonte de verdade. Não invente valores, datas ou status.
- Não altere a coluna "Pago?".
- Só grave em "Negociação?" depois de confirmar com o usuário.
- Mantenha respostas curtas (1 a 5 linhas), linguagem simples.
EXPECTATIVA DE RESPOSTA
- Se faltar informação, pergunte.
- Se for consulta, traga a situação do cliente de forma objetiva.
- Se for negociação, ofereça apenas as 2 opções e registre somente após confirmação.
O que e um System Prompt?
E como o "manual de instruções" do agente. Ele define a personalidade, as regras e os limites. Sem ele, o agente e genérico — com ele, vira um especialista em cobrança.
Dar ao agente a capacidade de consultar os dados dos clientes.
1
Clique no + abaixo de Tool no nó do AI Agent.
2
Busque por Google Sheets e selecione.
3
Use a mesma credencial Google do exercício anterior.
4
Configure: Operation: Get Row(s) Document:Planilha Inadimplência Sheet: Controle de Pagamentos
5
Em Tool Description, escreva algo claro para o agente saber quando usar:
Tool Description
Consulta a planilha de controle de pagamentos. Use para verificar situação de clientes, valores de faturas, dias de atraso e status de pagamento.
Por que a descrição importa?
O agente le essa descrição para decidir qual tool usar. Se você escrever "planilha de pagamentos", ele vai saber usar essa tool quando alguém perguntar sobre um cliente.
Dar ao agente a capacidade de anotar promessas de pagamento.
1
Clique novamente no + de Tool para adicionar uma segunda tool.
2
Selecione Google Sheets novamente.
3
Configure: Operation: Append or Update Row Document:Planilha Inadimplência Sheet: Controle de Pagamentos Matching Column: Nome do Cliente
4
Em Tool Description:
Tool Description
Atualiza a planilha de pagamentos. Use para anotar promessas de pagamento, observações sobre negociações, ou atualizar o status de um cliente. Sempre use a coluna Observações para registrar promessas.
Dica
Agora o agente tem 2 tools: uma para ler e outra para escrever. Ele decide sozinho qual usar baseado na mensagem que recebe.
Clique no botão Open chat (vermelho, canto inferior esquerdo).
2
Uma janela de chat vai abrir. Teste com estas perguntas:
Testes sugeridos:
Teste 1 — Consulta
Qual a situação dos clientes em atraso?
Teste 2 — Cliente especifico
Me fala sobre o cliente que tem a maior dívida
Teste 3 — Anotar promessa
O cliente Tech Solutions ligou e prometeu pagar dia 15/03. Anota la pra não negativar.
3
Depois do Teste 3, abra a planilha e confira se a coluna "Observações" foi atualizada.
4
Invente suas próprias perguntas! O agente sabe responder qualquer coisa sobre a planilha.
Reflexão
Perceba a diferença: a automação envia e-mails sem pensar. O agente entende contexto, interpreta pedidos ambíguos e toma decisões. São complementares — a automação cuida do repetitivo, o agente cuida do imprevisto.
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Você criou um assistente de IA que consulta dados e toma ações — e tudo roda dentro do N8N.